Perjuangan Memperoleh Legalisir dari Kedutaan Besar Korea Selatan

Sebagaimana disebutkan dalam tulisan saya lainnya, saya sementara berproses dengan rencana melanjutkan studi ke Korea Selatan. Salah satu persyaratan yang diminta beberapa universitas di negeri ginseng tersebut adalah setelah diberikan Letter of Acceptance (LoA) harus menyampaikan dokumen ijazah yang sudah dilegalisir oleh Kedutaan Besar Korea Selatan. Hal ini dikarenakan Indonesia belum menjadi anggota dari Hague Convention of 1961 yang mana menghapuskan protokol legalisir dokumen dari luar negeri untuk digunakan di suatu negara.

Berbekal pengalaman rekan awardee LPDP dan blogger lainnya, pada suatu hari Senin saya menuju Kedutaan Besar Korea Selatan dengan membawa semua ijazah dan transkrip asli dan juga copy-an yang sudah dilegalisir di kampus masing-masing. Ketika tiba giliran saya untuk dilayani, mbak yang bertugas di loket mengatakan bahwa dokumen saya belum bisa dilegalisir dikarenakan ada beberapa tahapan yang harus dilakukan sebelum dilegalisir oleh Kedutaan. Ketika mbak itu mengambil sepotong kertas untuk menuliskan tahapan dimaksud, saya sudah feeling bakal panjang dan ribet nih secara si mbak membutuhkan kertas untuk menulis. Selesai si mbak menuliskan bahwa saya harus melegalisir dulu ijazah dan transkrip saya di notaris, kemudian dibawa ke Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham atau Kumham) dan setelah itu ke Kementerian Luar Negeri (Kemlu), di situ untuk sesaat saya mengira ada pemadaman listrik. Secara sesaat saya merasakan gelap dan mata pun berkunang-kunang. Saya pun memilih untuk duduk sejenak dan kemudian menelpon teman dari Ambon juga yang beberapa waktu sebelumnya melakukan legalisir dokumen-dokumen serupa di Kedutaan Besar Korea Selatan.

Berbekal info dari teman saya tersebut yang menginformasikan bahwa dia hanya melakukan legalisir notaris, saya memberanikan diri bertanya lagi ke mbak-mbak yang bertugas di loket legalisir dengan harapan tadi itu si mbak salah ngasih informasi. Jawabannya, "Iya mbak, itu dulu. Peraturan baru yang baru berlaku 2 minggu ini mensyaratkan seperti yang tadi saya tuliskan". Saya lalu kembali duduk dengan perasaan galau dan mulai merasa putus asa. Gimana ga putus asa, besok malamnya saya sudah harus kembali ke Ambon. Cuti saya hanya 2 hari untuk melakukan pengurusan legalisir ijazah dan transkrip ini. Jujur, saya sempat membatin, "Tuhan, masa bodoh dengan semua ini. Besok saya mau pulang aja. Urusan legalisir-melegalisirkan ini liat gimana nanti sajalah. Mau sekolah ke Korea kok ya ribeeet bangeet!" Tapi puji Tuhan, Tuhan itu sabar banget ya. Ga baper-an kayak saya. Beberapa saat kemudian, ada bisikan di hati, "Coba melangkah saja dulu. Bikin sebisa kamu, toh masih ada waktu sebelum besok pulang." Setelah merenung beberapa waktu, ada benernya juga ya? Toh masih ada waktu ini.

Perjuangan kemudian dimulai. Saya melakukan pencarian di google map, notaris yang berlokasi di sekitar kantor Kedutaan Besar Korea Selatan dan menghubungi lewat telepon satu per satu. Ada sekitar 5 notaris yang saya hubungi dengan tarif legalisir yang bervariasi. Ada yang 100ribu per dokumen, bahkan ada yang 250ribu per dokumen. Di situ makin pening saya. Puji Tuhan, akhirnya ketemu satu notaris di daerah Casablanca dengan tarif 50ribu per dokumen. Setelah dipastikan bahwa notarisnya ada di tempat, secara itu sudah hampir jam 12 siang, saya langsung meluncur dengan gojek yang mana pake acara salah jalan dan mutar-mutar dulu di dekat KoKas sampai akhirnya ketemu kantor notaris yang berlokasi persis di depan Jalan Menteng Pulo I. Notarisnya adalah seorang ibu-ibu berumur 62 tahun (sempet nanya) dengan 2 orang pegawai perempuan yang sepertinya masih baru. Selesai dari notaris, saya menuju ke Kantor Kemenkumham yang menurut mbak-mbak di Kedutaan Korea dan juga ibu notaris, berlokasi di Jl. HR. Rasuna Said.

Tiba di kompleks perkantoran Kemenkumham sekitar pukul 13.20 WIB, saya diarahkan oleh pak satpam yang bertugas untuk menanyakan tentang proses legalisir di gedung Ditjen Administrasi Hukum Umum (AHU). Di lobby kantor Ditjen AHU, oleh resepsionisnya saya diinfokan bahwa pelayanan legalisir dokumen dilakukan di Gedung Ciks di daerah Cikini, tepatnya di Jl. Cikini Raya No. 84-86. Masih lanjut si resepsionis, "Tapi pelayanannya sampai jam 2 siang aja ya, Bu." Gubraaak, lah itu aja udah 13.26 WIB. Segeralah saya memesan gojek yang baru datang 10 menit kemudian dikarenakan sempet salah jalan. Tuhan benar-benar menguji kesabaran saya! Pas tu bapak-bapak gojek datang, saya (yang rasanya udah pengen nangis saja) ngomong, "Pak, saya perlu tiba sebelum jam 2 di tujuan. Bisakah Bapak ngebut tapi tetap hati-hati?"

Saya tiba di Gedung Ciks sebelum jam 2 dan langsung berlari-lari kecil menuju ruangan pelayanan legalisir. Puji Tuhan, masih keburu. Setelah dijelaskan oleh petugas, saya pun melakukan pendaftaran dan up load dokumen yang akan dilegalisir. Proses verifikasi dokumen di situs https://ahu.go.id/ membutuhkan waktu 3-24 jam. Dan karena jam kerja akan berakhir kurang dari 3 jam, saya lalu keluar meninggalkan Gedung Ciks tersebut. Awalnya sempet bingung, mau langsung pulang atau kemana dulu, tetapi di hati kok ya perasaannya nongkrong dulu seputaran daerah situ. Saya lalu menyeberang dan nongkrong di Dunkin Donuts sambil buka e-mail dan mengecek pesan-pesan masuk di HP. Ga nyampe sejam nongkrong, tiba-tiba ada e-mail masuk.


Kebayang dong, langsung panik saja saya. Kontan saya membereskan laptop dan barang-barang serta bergegas menuju ke Gedung Ciks. Ternyata itulah maksud Tuhan mengarahkan saya untuk jangan dulu pergi jauh-jauh dari seputaran Gedung Ciks itu. Sesampainya di sana yang mana sudah selesai jam kantor, saya langsung menemui satpam yang syukurnya masih berada di dalam ruangan pelayanan. Saya menunjukkan e-mail masuk tadi dan kemudian diarahkan untuk melakukan pendaftaran ulang dan up load dokumen lagi. Itu artinya proses durasi waktu 3-24 jam untuk verifikasi itu dimulai lagi dari awal dan waktu yang dibutuhkan sampai dengan selesai pengurusan di keesokan hari akan menjadi lebih lama. Hufft..

Dikarenakan jam kerja sudah berakhir dan tidak ada lagi yang bisa saya lakukan selain menunggu verifikasi dan pengurusan selanjutnya di Kumham, saya lalu kembali lagi ke Dunkin untuk menenangkan diri sejenak sebelum menuju ke tempat janji bertemu dengan teman semasa kuliah di STIS. Ketika bertemu dengan sahabat lama saya itu dan ditanya gimana progress pengurusan, saya hanya bisa tersenyum tipis dan menjawab, "Saya mengalir saja. Rasanya waktu ga cukup untuk semua pengurusan selesai sebelum saya besok malam kembali ke Ambon. Lihat gimana nanti sajalah. Bagaimanapun juga nantinya, Tuhan selalu baik dan pasti memberikan yang terbaik.." Jawaban itu juga yang saya berikan ke keluarga saya ketika mereka menanyakan progress pengurusan. Malam itu saya sempat menghubungi salah satu rekan awardee LPDP dari Kemlu untuk menanyakan mekanisme di Kemlu. Katanya ga bisa sehari kelar di Kemlu dan sepertinya saya harus mewakilkan ke orang lain untuk pengurusan di Kemlu. Rekan tersebut juga menyarankan untuk di besok hari fokus saya di Kumham saja dulu. Jadilah malam itu saya menetapkan target di keesokan harinya, minimal pengurusan di Kumham selesai sebelum saya pulang ke Ambon.

Di pagi hari berikutnya, jam 6 lewat saya sudah keluar rumah menuju Gedung Ciks di daerah Cikini. Sesampainya di sana sekitar jam setengah 9, saya mengecek progress verifikasi secara online yang bisa dipastikan belum selesai mengingat belum mencapai minimal 3 jam kerja. Salah satu satpam sempet ngomong, "Wah, bisa-bisa besok baru jadi, Bu." Hghghg... Saya memutuskan untuk tetap stand by di situ sambil sesekali mengecek progress verifikasi secara online. Akhirnya yang dinanti tiba. Pada pukul 11.10 WIB dokumen selesai diverifikasi secara online. Saya kemudian melakukan pembayaran secara tunai di loket BNI yang berada di ruangan yang sama dan menunggu beberapa saat untuk pencetakan sticker. Oh ya, harga per sticker adalah 25ribu rupiah. Pengurusan di Kumham selesai sekitar pukul 12.00 WIB dan saya memutuskan untuk makan siang sebelum melanjutkan perjuangan ke Kemlu.

Sekitar pukul 13.15 WIB saya tiba di Gedung Pelayanan Kekonsuleran di kompleks perkantoran Kemlu. Sesuai arahan teman awardee LPDP dari Kemlu, masuk dari pintu setelah Gedung Pancasila. Oh ya, sebelum menuju Kemlu saya sudah terlebih dahulu mengunduh aplikasi Legalisasi dari Google Play Store dan melakukan pendaftaran. Pada aplikasi tersebut, kita harus up load foto semua dokumen yang telah dilegalisir oleh notaris dan telah ditempeli sticker dari Kumham dan selanjutnya menunggu verifikasi dokumen dari pihak Kemlu. Sekitar pukul 14.30 saya baru sadar yang dokumen saya telah selesai diverifikasi dan saya harus melakukan pembayaran dengan tarif yang sama dengan di Kumham yakni 25ribu per dokumen. Pembayaran dilakukan di Bank Mandiri yang berada di gedung lain di Kompleks Kemlu tersebut. Setiba di kantor kas Bank Mandiri tersebut, sambil menunggu giliran, saya bertanya ke satpam, apakah bisa melakukan pembayaran dengan SMS banking yang dijawab dengan tidak bisa akan tetapi bisa dengan transfer lewat ATM dengan kartu debet Mandiri. Puji Tuhan, ada satu kartu debet Mandiri di dompet saya. Dengan bantuan pak satpam yang baik hati tersebut, saya lalu dituntun melakukan pembayaran biaya legalisasi dokumen di ATM. Seusai melakukan pembayaran, saya kembali bergegas ke gedung pelayanan kekonsuleran. Di sana saya menanyakan ke mbak-mbak resepsionis tentang tahapan selanjutnya. Saya memperoleh informasi bahwa dokumen baru bisa dilegalisir di besok hari dengan membawa serta 1 buah map berwarna kuning. Saya masih mencoba bertanya, apakah tidak bisa selesai hari itu juga dan dijawab dengan tidak bisa karena secara SOP proses legalisir membutuhkan 2 hari kerja.

Lagi-lagi di hati kecil berbisik jangan dulu meninggalkan ruangan. Saya lalu duduk, sekalian ngaso sekalian menghubungi teman di BPS Pusat yang rencananya akan bertemu dengan saya sore itu. Sempat ada pemikiran, untuk sampai ke titik ini pun, puji Tuhan lah ya. Kan targetnya hari ini hanya selesai pengurusan di Kumham. Toh untuk pengurusan selanjutnya bisa diwakilkan. Tidak lama berselang, saya melihat seorang bapak (pegawai Kemlu) sedang berbicara dengan seorang mas-mas gitu di salah satu loket. Spontan saya tergerak untuk menuju ke bapak itu dan kemudian menunggu sampai beliau selesai berbicara dengan mas-mas itu. Setelah selesai melayani mas-mas itu, bapak tersebut bertanya dengan ramah, "Ada yang bisa dibantu, Bu?". Saya lalu menerangkan, "Selamat siang Pak. Saya dari Ambon dan malam ini akan kembali ke Ambon. ......... (sebenarnya saya masih ingin melanjutkan dengan bagaimana mekanisme pengambilan dokumen yang diwakili, secara aplikasi legalisasi itu ada di HP saya...)"...... Belum saya selesai berbicara, bapak itu langsung menjawab, "Baik, Bu. Akan segera kami urus. Nanti Ibu dengan teman saya ini yaa", sambil menunjuk mbak-mbak yang ada di loket tersebut. Singkat kata, dalam waktu kurang dari 10 menit, dokumen saya yang seyogyanya besok baru diproses, hari itu juga selesai dilegalisir.

Ketika saya memandang dokumen yang telah dilegalisir oleh notaris, ditempeli sticker dari Kumham dan Kemlu, di hati itu bersyukur sekali. Tinggal diwakili aja untuk pengurusan di Kedutaan Besar Korea Selatan. Namun ternyata Tuhan membukakan jalan lebih daripada yang saya bayangkan. Di hati kecil kembali ada suara, "Coba buka website Kedutaan Besar Korea Selatan dan cek jam kerjanya." Di sana tertera jam bukanya sampai dengan 04.30 alias 16.30 WIB. Waah, langsung berpacu adrenalin saya. Gojek pun dipesan dan saya segera meluncur ke kawasan Gatot Subroto. Setibanya di kompleks Kedutaan Besar Korea Selatan, saya sempat bertanya ke satpam-nya, "Masih buka kan, Pak?", yang dijawab,  "Iya mba, tapi buruan ya.."

Setibanya di loket untuk melegalisir, mbak-mbak yang sama dengan yang melayani saya di hari kemarin bertanya, "Ini ngurus sendiri, mbak? Ga pake agen? Cepat yaaa..." Saya jelasin juga sebenarnya harus besok selesainya. Cuman karena saya bilang mau kembali ke Ambon, jadinya dipercepat di Kemlu-nya. Singkat kata, pada pukul 16.10 WIB, dokumen-dokumen saya selesai dilegalisir di Kedutaan Besar Korea Selatan dengan biaya sebesar 57.300 rupiah (semoga ga salah inget). Di hari kemarinnya saya sempet nanya dan katanya 57.300 itu per dokumen. Dan karena saya akan melegalisir sekitar 6 dokumen, saya udah ngeluarin beberapa lembar 100ribu-an namun dijelaskan lagi sama mbak-nya kalo semua dokumen itu dianggap sebagai satu set. Again, puji Tuhan! Saya akhirnya bisa pulang ke Ambon dengan tenang dan siap untuk berproses pada tahapan berikutnya.. :)

Komentar

  1. Ini kapan ya mbak. Ada beberapa hal yang ingin kami tanyakan.

    BalasHapus
    Balasan
    1. Duh, maafkan slow response, saya. Itu keadaan September 2018.

      Hapus
  2. hai kak :) aku juga mau share niih pengalaman aku, aku juga lagi ngurus2 legalisir buat ekstensi. Saya dari jogja terus browsing di google dan dapat satu blog yang menjelaskan bahwa untuk dapat legalisir dari kedubes ga perlu ada legalisir dari kemenkumham dan kemlu, saya udh urus semua akomodasinya untuk langsung pp dengan kereta. ternyata setelah saya sampai di tolak untuk legalisir, pada saat itu saya juga sudah ingin menyerah, saya tidak punya kenalan di jakarta dan saya sebenernya takut ke Jakarta, tapi saya juga berdoa terus dan minta berkat Tuhan agar saya bisa menjalani semuanya disini, hari pertama setelah saya dari kedubes korea saya ke kemenkumham dan mengaplot berkasnya ternyata di tolak terus soalnya transkrip nilai saya tidak terdaftar yang bertanda tangan lalu petugas di situ menyarankan untuk ttd notaris saja, tapi saya takut kalau sembarang notaris tidak terdaftar saya bertanya kepada petugas tersebut apakah ia punya kenalan notaris, lalu dia menghubungi seseorang tapi sayangnya notaris tsb sudh pulang dan dia menyuruh saya datang lagi keesokan harinya, saya harus memperpanjang reservasi saya di penginapan,singkatnya saya sudah menghabiskan 3 hari dan 4 malam di jakarta dan belum selesai juga kak :'(

    andai aja kemarin aku langsung baca blognya kakak aku ga perlu bingung kayak sekarang TT, kenapa aku bru baca sekarang yaaa huuhuhuhu :(

    tapi aku akan ambil ini sebagai pengalaman, tapi penyesalanku cuma akku menghabiskan banyak uang selama di jakarta, untuk penginapan, transport (walaupun pake gojek tapi kalau di jumblah aku bolak-balik ttp aja banyak)

    terima kasih yaa kak sudah share semoga orang lain yang nnt mau urus-urus legalisir bisa baca blog kakak dan ga kayak aku yang terlunta-lunta di jakarta :)
    mungkin nanti aku bisa share juga pengalaman aku ini lebih lengkapnya di blog aku hehehe (kalau ga malas ngetik sih hhehe)

    BalasHapus
    Balasan
    1. Hi Stevany.. Everything happens for a reason ya. Nikmati aja semua proses yang diijinkan-Nya terjadi. Semua baik.. Btw, sukses ya buat studi-nya di Koreyah.. ^_^

      Hapus
  3. Kak saya mau nanya bisa lewat email kah?

    BalasHapus
  4. Kak, aku mengalami hal yang sama kayak kakak, boleh mnta email buat nanya2?

    BalasHapus
    Balasan
    1. Maaf, baru saya balas. Sepertinya udah ga jadi masalah ya skarang? :)

      Hapus
  5. Halo, Kak. Mau tanya. Itu notarisnya siapa ya kalau boleh tau? Mau ke sana juga. Hehhe

    Makasihh

    BalasHapus
    Balasan
    1. Maaf untuk slow response-nya. Kalo ga salah, ini dia

      https://notarisppatsoehardjo.com/

      Hapus
  6. Hai kak, tulisannya membantu sekali. Kebetuoan saya mau legalisir ijazah dan transkrip. Bisa minta emailnya tidak ya kak? Thank you

    BalasHapus
  7. Map kuning yang dibawa saat mengurus dokumen di kemlu itu yang seperti apa ya? Yang kubing kertas atau plastik? Terima kasih..

    BalasHapus
    Balasan
    1. Map kuning kertas, Mba. Maaf untuk slow respons-nya.

      Hapus
  8. saat legalisir, apakah perlu membawa ijazah dan transkrip yang aslinya ke kumhan / kemlu?

    BalasHapus
    Balasan
    1. Keknya ga perlu deh. Tapi kalo ragu, dibawa aja. Maaf untuk slow response-nya.

      Hapus
  9. Halo kak, salam kenal. Saya juga tahun lalu proses sama, mau legalisir di kedutaan Korea dan pas kena aturan baru, sama drop juga, dunia kek mau runtuh, tapi karena cuma waktu 1 hari maka saya cuma bisa main ke kedua kantor itu, ya paling ga tau kek gimana tempat dan proses nya... Makasih kak sudah share, saya juga mau persiapan untuk berjuang legalisir lagi. Sukses selalu di Ehwa yaaa :D

    BalasHapus
  10. Terima kasih kak, postingan ini bener bener sangat membantu. Semoga sukses terus kak:)

    BalasHapus
  11. Halo ka Pauli, terima kasih untuk informasinya, tulisannya sangat membantu, pengurusan terasa lebih gampang karna sudah ada gambaran :)

    BalasHapus
  12. Halo mbak, terima kasih atas sharing pengalamannya. Saat aku sedang mencari2 penerjemah tersumpah dan notaris, bersyukur bisa nyasar ke blog mbak. :')

    Apa boleh aku minta nomor WA dari notaris yang di daerah Kokas itu? Atau website/emailnya? Terima kasihh

    BalasHapus
    Balasan
    1. Maafkan slow response-nya saya.

      https://notarisppatsoehardjo.com/

      Hapus
  13. pagi kak, boleh bagi info Kantor Notaris tempat kakak dulu legalisir ga? yang di Jl. Menteng Pulo I itu... terima kasih

    BalasHapus
    Balasan
    1. Maafkan slow response saya.

      https://notarisppatsoehardjo.com/

      Hapus
  14. Ada saran ngga agar pengurusannya lancar deket'' deadline?

    BalasHapus
    Balasan
    1. Banyakin doa dan kuatkan hati aja semisal ga lancar e..

      Hapus
  15. mau nanya dong kak, itu ijazah dan transkrip nya tidak di translate dulu ke inggris? dan boleh minta contact notaris yang kemarin di gunakan tidak?

    tolong banget kak :(
    terima kasih

    BalasHapus
    Balasan
    1. Maaf untuk slow response saya. Itu udah english version.

      https://notarisppatsoehardjo.com/

      Hapus
  16. Thanks blognya mbak. Sangat membantu. Numpang tanya, yg diupload di https://ahu.go.id/ itu dokumen asli atau copy yg sudah dilegalisir oleh notaris ya? Juga di bagian "singkatan dokumen" itu maksudnya apa ya mbak? Tq infonya.

    BalasHapus
    Balasan
    1. Itu copy-an yang sudah dilegalisir notaris, english version.
      "Singkatan dokumen" yang mana ya?
      Maaf untuk slow response-nya..

      Hapus
  17. Hallo, aku nangis loh baca ini. Sangat membantu, semoga saya juga bisa segera belajar di Korea Selatan.

    BalasHapus

Posting Komentar